Interface de comptabilité financière

Grand livre / comptes généraux

L’interface avec une comptabilité financière permet de supprimer en grande partie la saisie multiple de documents. Une séparation entre les activités de la trésorerie et celles de la comptabilité financière est garantie. Les travaux comptables peuvent être effectués exclusivement dans le module de comptabilité financière, indépendamment des activités de trésorerie.

Comptabilisation dans la trésorerie
Les transactions du module de gestion de trésorerie sont accompagnées des imputations correspondantes. A chaque transaction est automatiquement associée une opération standard qui établit le raccordement au plan comptable au moyen d’une (ou de plusieurs) fonction(s) de comptabilisation.

Des opérations commerciales supplémentaires peuvent être mises en place à l’aide de la fonction standard “Types de dispo” (flux de trésorerie) et des règles de dispo correspondantes dans le module de trésorerie. Chaque imputation générée automatiquement peut encore être modifiée ou complétée.

Comptabilisation dans le service de la comptabilité financière
magnet™ affecte tout d’abord chaque transaction à un lot standard lié au mandant. Le service comptable crée ensuite un dossier d’enregistrement à partir de la pile standard, qui contient toutes les opérations méritant d’être comptabilisées.

Transformation
Les écritures sont contrôlées et retravaillées dans les dossiers d’écritures. Avec le cycle de comptabilisation, les jeux d’écritures logiques sont transférés dans un fichier d’écritures par mandant. Le fichier d’interface transmet les données au format ASCII ou sous forme de service web à la comptabilité générale.

Il existe déjà des interfaces avec plusieurs systèmes (entre autres SAP, MS Dynamics, Abacus, Sage, CS/2 Wilken, etc.).

DebitorMatch / Création d'un fichier de paiement

Les paiements des débiteurs sous forme de messages bancaires camt.053/054 (ou de messages bancaires MT940) peuvent être traités en un fichier de paiement grâce à une comparaison automatique de la liste des postes ouverts des débiteurs avec un taux de réussite élevé. Celui-ci peut ensuite être importé dans la comptabilité des débiteurs.

La saisie et le rapprochement des paiements entrants non structurés (par ex. en provenance de l’étranger) sont liés à un travail manuel important. Avec ‘DebitorenMatch’, magnet® propose un module supplémentaire pour le traitement assisté par le système de tels paiements de clients.

Une sélection des paiements des clients et un contrôle de plausibilité sont effectués sur la base de règles de comptabilisation et de filtres qui sont définis individuellement. Ces règles comprennent les numéros de facture et de client, les textes comptables, etc. Afin de permettre une compensation des postes ouverts, les listes OP sont reprises de la comptabilité clients, enrichies d’autres données de base clients (p. ex. conditions de paiement, etc.), dans le cadre d’un traitement par lots quotidien (upload). DebitorenMatch” compare les informations trouvées dans l’extrait de compte bancaire électronique avec la liste des PO actuelle. Les déductions d’escompte et les écarts autorisés sont contrôlés et pris en compte. Le montant du paiement ne correspond pas toujours à celui de la facture. Dans la pratique, les instructions de paiement peuvent être manquantes ou incomplètes. Le client paie éventuellement plusieurs factures et effectue des déductions d’escompte autorisées et non tolérées dans différentes combinaisons. C’est pourquoi la comparaison électronique peut se répéter plusieurs fois. L’utilisateur a également la possibilité d’intervenir manuellement dans le processus afin d’améliorer le résultat. Comme le taux de réussite de la comparaison entièrement automatique est exceptionnellement élevé, il reste toutefois relativement peu de cas à traiter manuellement.

Le traitement global garantit qu’à la fin du processus, tous les extraits de compte sont traités sans lacunes. Le ‘fichier des paiements clients’ produit à l’issue du processus de traitement est ensuite importé dans la comptabilité des débiteurs.