FiBu-Schnittstelle

Hauptbuch / Sachkonten

Die Schnittstelle zu einer Finanzbuchhaltung stellt sicher, dass eine mehrfache Belegerfassung weitgehend entfällt. Eine Trennung zwischen den Tätigkeiten im Treasury und der Finanzbuchhaltung ist gewährleistet. Buchhalterische Arbeiten können losgelöst von Treasury-Aktivitäten ausschliesslich im FiBu-Modul durchgeführt werden.

Kontierung im Treasury
Den Transaktionen des Cash Management-Moduls sind zugehörige Kontierungen hinterlegt. Mit jeder Transaktion ist automatisch ein Standard-Geschäftsvorfall verknüpft, der mittels einer (oder mehrerer) Buchungsfunktionen die Verbindung zum Kontenplan herstellt. Weitergehende Geschäftsvorfälle lassen sich mit der im Treasury-Modul standardmässigen Funktion ‚DispoArten‘ (Cash Flows) und zugehörigen DispoRegeln einrichten. Jede automatisch generierte Kontierung kann noch überarbeitet resp. ergänzt werden.

Kontierung in der FiBu-Abteilung
magnet™ ordnet zunächst jeden Geschäftsvorfall einem mandantenbezogenen Standard-Stapel zu. Die Buchhaltungsabteilung erzeugt aus dem Standard-Stapel eine Buchungsmappe, die alle verbuchungswürdigen Vorfälle enthält.

Verarbeitungen
In den Buchungsmappen kann man die Buchungen kontrollieren und überarbeiten. Mit dem Buchungslauf werden die logischen Buchungssätze in eine Buchungsdatei pro Mandant übernommen. Die Schnittstellen-Datei übergibt die Daten im ASCII-Format oder als Webservice an die Hauptbuchhaltung.

Es bestehen bereits Schnittstellen zu diversen Systemen (u.a. SAP, MS Dynamics, Abacus. Sage, CS/2 Wilken, etc.).

DebitorenMatch / Erstellung Zahlungsfiles

Debitoren-Zahlungen als camt.053/054-Bankmeldungen (oder MT940-Bankmeldungen) können mittels automatischem Abgleich der Debitoren-Offenen Posten-Liste mit einer hohen Trefferquote zu einem Zahlungsfile verarbeitet werden. Dieses kann in der Folge in die Debitoren-Buchhaltung importiert werden.

Das Erfassen und Ausziffern von nichtstrukturieren Zahlungseingängen (z.B. aus dem Ausland) ist mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden. Mit ‚DebitorenMatch’ bietet magnet® ein Zusatzmodul für die systemunterstützte Verarbeitung von solchen Kundenzahlungen.

Augrund von Buchungsregeln und Filter, die jeweils individuell definiert werden, erfolgt eine Selektion der Kundenzahlungen und eine Prüfung auf Plausibilität. Diese Regeln umfassen Rechnungs- und Kundennummern, Buchungstexte usw. Um einen Ausgleich der Offenen Posten zu ermöglichen, werden aus der Debitoren-Buchhaltung die OP-Listen, angereichert durch weitere Kundenstammdaten (z.B. Zahlungs-Konditionen etc), in einem täglichen Batchlauf (Upload) übernommen. ‚DebitorenMatch’ gleicht die im elektronischen Bank-Kontoauszug gefundenen Informationen gegen die aktuelle OP-Liste ab. Dabei werden Skontoabzüge und zulässige Abweichungen geprüft und mitberücksichtigt. Nicht immer stimmt der Zahlungsbetrag mit dem Rechnungsbeleg überein. In der Praxis können Zahlungs-Instruktionen fehlen oder unvollständig sein. Der Kunde bezahlt allenfalls mehrere Rechnungen und nimmt erlaubte Skonto- und nicht tolerierte Abzüge in unterschiedlichen Kombinationen vor. Deshalb kann sich der elektronische Abgleich mehrfach wiederholen. Der Anwender hat auch die Möglichkeit, manuell in den Prozess einzugreifen, um das Ergebnis zu verbessern. Weil die Erfolgsrate des vollautomatischen Abgleichs ausserordentlich hoch ist, bleiben aber relativ wenige Fälle zur manuellen Nachbehandlung übrig.

Durch die gesamtheitliche Verarbeitung wird gewährleistet, dass nach Abschluss des Prozesses alle Kontenauszüge lückenlos verarbeitet sind. Die nach dem Verarbeitungsprozess produzierte ‚Kunden-Zahlungsdatei’ wird in der Folge in der Debitoren-Buchhaltung eingelesen.